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一般廣州大型會(huì)議會(huì)務(wù)活動(dòng)策劃，會(huì)議會(huì)務(wù)統(tǒng)籌管理主要分5部分：會(huì)前準(zhǔn)備（場地預(yù)定、策劃方案、物料統(tǒng)籌、人員分工等）、會(huì)議開始、會(huì)議進(jìn)行，會(huì)議總結(jié)以及跟蹤執(zhí)行。會(huì)議會(huì)務(wù)統(tǒng)籌管理是核心，活動(dòng)執(zhí)行管理是目標(biāo)。因此，要想成功舉辦一場大型的會(huì)議活動(dòng)，前期的會(huì)議會(huì)務(wù)策劃是關(guān)鍵。所謂會(huì)議會(huì)務(wù)策劃，它是一種資源的整合與配置過程，都是在控制會(huì)議風(fēng)險(xiǎn)的基礎(chǔ)上，使會(huì)議效果最佳。要想會(huì)議開得好，風(fēng)險(xiǎn)控制早做到。大凡一場會(huì)議活動(dòng)最可能出現(xiàn)的失誤，在不同的會(huì)議階段有不同的表現(xiàn)，一般會(huì)議會(huì)務(wù)活動(dòng)都具備以下特點(diǎn)：
1、必須有鮮明的目的性。
不是一般的目的，而應(yīng)該是圍繞整個(gè)組織機(jī)構(gòu)的組織形象策略和近期公關(guān)目標(biāo)而確立的目的。假如一個(gè)機(jī)構(gòu)的公關(guān)目標(biāo)跟社會(huì)需求發(fā)生矛盾時(shí)，你作為該機(jī)構(gòu)的公關(guān)顧問，應(yīng)該怎樣處理這個(gè)問題？一個(gè)組織的形象只有永遠(yuǎn)與社會(huì)協(xié)調(diào)同步，才有可能在社會(huì)環(huán)境中樹立起良好的組織形象，如果靠欺騙的手法，即使一時(shí)占領(lǐng)了銷售市場，或者說提高了市場占有率，但最終還是要退出這個(gè)市場的。國內(nèi)過去有這樣一個(gè)案例：商場為了促銷，組織工作人員提著商品，在商場里走來走去，這絕對(duì)不符合公關(guān)的職業(yè)道德，這是一種欺騙行為，對(duì)樹立企業(yè)的良好形象絕沒有好處。因此，活動(dòng)的目的性應(yīng)該站在社會(huì)綜合的立場上，并不僅僅是站在我們某一個(gè)企業(yè)的立場上。
2、嚴(yán)密的操作性。
在組織大型活動(dòng)的過程中，給我們成功與失敗的機(jī)會(huì)只有一次，策劃大型活動(dòng)每一次都是現(xiàn)場直播，一旦出現(xiàn)失誤就無法彌補(bǔ)了。舉辦大型活動(dòng)而導(dǎo)致釀成傷亡事故是不少的，丹麥在 2000 年舉辦了一個(gè)音樂會(huì)，就變成了一個(gè)8人死亡、 20 多人受傷的慘案。所以，大型活動(dòng)的策劃與實(shí)施的周密性，絕對(duì)不能掉以輕心。
3、廣泛的社會(huì)傳播性。
公關(guān)的大型活動(dòng)本身就是一個(gè)傳播媒體，其作用像一個(gè)大眾傳播媒介，只不過這個(gè)傳播媒介在大型活動(dòng)沒有組織之前是不發(fā)生傳播作用的，一旦這個(gè)活動(dòng)開展起來，就能產(chǎn)生良好的傳播效果，我們還應(yīng)該注意到活動(dòng)本身吸引了公眾與媒介的參與，因此，大型活動(dòng)的信息是通過媒介或者是通過公眾傳播的，這是我們?cè)诓邉澊笮突顒?dòng)的過程中必須考慮到一個(gè)很重要的特點(diǎn)。
4、高投資性。
一個(gè)大型公關(guān)活動(dòng)要投入的資金和費(fèi)用往往都是比較大的，絕對(duì)不可能用很少的資金做出很大的活動(dòng)。我們可以提倡一個(gè)銅板掰成兩個(gè)甚至是多個(gè)來花的精神，但高投資是最基本的特點(diǎn)。如果不是特別的需要，一般不要?jiǎng)虞m使用大型活動(dòng)的手段。
5、合理的流程安排（參考）
（1）盤點(diǎn)清查各種物品的準(zhǔn)備情況。
（2）確定能夠到會(huì)的嘉賓，并建立與會(huì)代表數(shù)據(jù)庫、打印表格。
（3）相關(guān)人員帶齊各種物品從組委會(huì)出發(fā)。
?。?）到達(dá)會(huì)場，開始會(huì)場外的布置。
（5）開始會(huì)場內(nèi)的布置，調(diào)試各種設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)。
（6）會(huì)場布置完成，相關(guān)人員待命。
（7）與會(huì)代表開始在會(huì)場門口聚集，等待入場。
（8）開始入場，禮儀、檢票、護(hù)衛(wèi)、主持、與會(huì)代表、專家、領(lǐng)導(dǎo)等就位。
（9）播放視頻
（10）幕后音
（11）開場白
（12）領(lǐng)導(dǎo)入場、致辭（音樂）
（13）專家演講
（14）結(jié)束語
（15）歡送嘉賓出場
（16）會(huì)場清理
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